Глоссарий

А

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Б

Бизнес-процесс – набор действий и функций, который выполняется для получения заданного результата в информационной системе.

В

Визирование документа – подпись должностного лица на документе; реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – официальный документ, который составляется и обращается внутри организации и не выходит за его пределы.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию (из вне).

Г

Д

Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Действие (операция бизнес-процесса) – элементарное действие, выполняемое в рамках бизнес-процесса  (например, подготовка письма, печать документа, сканирование).

Договор – это документ, который фиксирует согласие сторон об установлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Е

Ж

Жизненный цикл документа – тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

З

Задача – объект информационной системы, содержащий указания к действию для исполнителя, а также всю необходимую для выполнения действия информацию.

Замещение – исполнение должностных обязанностей одного лица другим лицом на период отпуска, командировки, болезни основного лица.

И

Инфраструктура (информационная) – система организационных структур, обеспечивающих функционирование и развитие информационного пространства и средств информационного взаимодействия, которая включает совокупность информационных центров, банков данных и знаний, систем связи, а так же обеспечивает доступ потребителей к информационным ресурсам.

Инфраструктура – комплекс взаимосвязанных обслуживающих структур, составляющих и/или обеспечивающих основу для решения задачи.

Информационная технология – совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из организации (за пределы организации).

К

КИД (Карточка Исполнения Документа) – электронная карточка исполнения, созданная не руководителем, а лицом, которому поручено создание (ответственный за создание). Другими словами – КИД можно понимать как резолюцию, оформленную от имени руководителя.

Л

М

Н

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

О

Оповещение – сообщение, автоматически появляющееся в программе, либо отправляемое по электронной почте при наступлении некоторого события (например, появление новой задачи, истечение срока выполнения задачи).

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

П

Платформа (в информатике) – функциональный блок, интерфейс и сервис которого являются (определяется) стандартом, вводимым международной организацией либо группой фирм. Характеристики платформы подбираются таким образом, чтобы ее можно было использовать в большом круге задач.

Платформа (СЭД) – инфраструктура и техническая архитектура для реализации приложений СЭД, обеспечивающая их независимое использование, интеграцию, упрощение создания и сопровождение.

Поручение (на исполнение) – указание руководителя (приказ) не имеющее родительского документа. Поручением руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку».

Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренных вопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми и полными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилию докладывающего, тех, кто выступил в дебатах, и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют составить впечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и про деятельность  в целом.

Процесс – см. бизнес-процесс.

Приказ – распорядительный документ (правовой акт) издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности.

Р

Регистрация документа – подтверждение создания или получения документа путем внесения в регистрационно-контрольную карточку основных сведений о документе и присвоения ему регистрационного номера.

Распоряжение – распорядительный документ (правовой акт) издаваемые заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, а также главными специалистами организации (коммерческий директор, главный инженер, главный механик) по вопросам, находящимся в их компетенции и чьи действия обычно распространяются только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Резолюция – прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение:

• резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;
• резолюция является не только обязательным к исполнению поручением («рабочим инструментом» руководителя), но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;
• резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

РКК (Регистрационно-Контрольная Карточка) – визуальный интерфейс для ввода и редактирования реквизитов хранящегося в архиве документа.

Роль пользователя (пользовательская роль) – совокупность прав на использование функциональных возможностей, устанавливаемый для предопределённого подмножества пользователей системы, которым разрешено выполнение действий, связанных с управлением документами.

С

Система – комплекс избирательно вовлеченных элементов, взаимосодействующих достижению заданного полезного результата, который принимается основным системообразующим фактором.

Автоматизированная система – комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

Событие – внешнее, не контролируемое в рамках процесса действие, произошедшее с объектом (например, получение письма, наступление определенного момента времени).

Согласование документа – обсуждение, оценка проектов документа должностными лицами, организациями.

Статус документа – свойство документа, автоматически изменяющееся по мере выполнения бизнес-процесса, связанного с этим документом.

Схема бизнес-процесса – графическая схема, отражающая структуру бизнес-процесса, а также последовательность выполнения процесса в рамках данной структуры.

СЭД (Система Электронного Документооборота) – система, которая автоматизирует работу с документами и ее цель их сопровождение на протяжении всего жизненного цикла, начиная от создания и изменения, и заканчивая архивацией или передачей во внешнюю среду. Подобная система также затрагивает взаимодействия между сотрудниками предприятия, если они связаны между собой документами. В качестве документов рассматривается широкий перечень неструктурированных файлов

Т

У

Утверждение (подпись) документа – реквизит, свидетельствующий о приобретении документом юридической силы.

Ф

Функция – действие, выполняемое над исходным объектом (информационным, финансовым, материальным) с целью получения результата.

Х

Ц

Ч

Ш

Щ

Э

Электронный архив – предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий, идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Этап (процесса) – часть бизнес-процесса, объединяющая функции или действия по функциональному признаку (например, разработка документа, согласование)

Ю

Я