СЭД Администрации города Нижний Тагил

С учетом возможностей современных информационных технологий и применения эффективных подходов к муниципальному управлению, взаимодействию с гражданами и организациями, органами власти субъекта федерации, достижению указанных целей может значительно поспособствовать создание и внедрение комплексного решения, обеспечивающего эффективное взаимодействие всех участников процессов деятельности муниципалитета в рамках единой информационной среды. Такое решение представляет комплекс организационных и информационно-технических средств, обеспечивающих повышение эффективности процессов деятельности ОМСУ.

Заказчик

Администрация города Нижний Тагил – исполнительно-распорядительный орган муниципального образования, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Свердловской области.

В структуру Администрации города входят отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города. Территориальными органами Администрации города являются администрации Дзержинского, Ленинского, Тагилстроевского районов, а также территориальные администрации, создаваемые в иных населенных пунктах, входящих в состав городского округа.

Цели проекта

Повышение качества управления муниципальным образованием:

  • повышение оперативности принятия решений;
  • повышение объективности принятых решений;
  • увеличение уровня автоматизации типовых процессов и работ.

Повышение уровня интеграции муниципалитета с городским сообществом:

  • увеличение подотчетности и прозрачности деятельности муниципалитета;
  • повышение коэффициента участия сообщества в проблемах города;
  • увеличение количества и качества муниципальных услуг.

Увеличение инвестиционной привлекательности и интеграции с макросредой.

  • повышение информированности о благоприятном инвестиционном климате;
  • повышение статуса муниципалитета в рамках субъекта федерации.

Задачи

В рамках подсистемы электронного документооборота – создание единой БД документов, автоматизация процесса делопроизводства и уменьшение сроков прохождения документов.

Автоматизация документооборота:

  • Переход к электронной регистрации документов;
  • Электронное хранилище документов;
  • Единое информационное пространство документов органа местного самоуправления;
  • Движение документов в электронном виде;
  • Автоматизированные средства контроля исполнения;
  • Управленческий инструмент;
  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Выявление узких мест процессов;
  • Оценка загрузки.

Выбор технологии

Система электронного документооборота (далее по тексту СЭД) Администрации города Нижний Тагил построена на базе платформ Microsoft, а именно портальной платформы Microsoft SharePoint 2010 и офисного пакета Microsoft Office 2010, а также платформы FlowPoint for SharePoint для выстраивания сложных бизнес процессов.

Использование портальных технологий Microsoft SharePoint 2010 значительно повышает эффективность интерактивного взаимодействия и согласованности структур муниципалитета по целям, задачам и мероприятиям.

Выбор SharePoint в качестве платформы системы позволил консолидировать информацию в едином информационном пространстве, обеспечение единой точки входа для доступа к ней и службы поиска. На портале, так же размещаются новости, анонсы событий и мероприятий, объявления, различные инструкции.

Использование платформы «FlowPoint for SharePoint» предоставляет визуальное средство проектирования бизнес процессов без применения программного кода и обеспечивает их реализацию в кратчайшие сроки с необходимым уровнем качества.

Решение

СЭД Администрации города Нижний Тагил автоматизирует полный жизненный цикл документов - от поступления до завершения контроля исполнения и обеспечивает автоматизацию следующих функций:

  • Регистрацию документов
  • Подготовку электронных документов
  • Согласование электронных документов
  • Поддержка движения документа в электронном виде
  • Управление существующими и создание новых бизнес-процессов
  • Получение метрик процессов
  • Получение входных данных процессов через внешний сайт (реализация услуг)
  • Автоматизация совместной работы
  • Автоматизация проведения совещаний
  • Поиск

Можно выделить два крупных блока процессов в рамках деятельности Администрации города, автоматизируемых в рамках СЭД

1. «Классический» документооборот

  • Регистрация входящего документа
  • Подготовка исходящего документа
  • Подготовка внутреннего документа
  • Подготовка приказа
  • Подготовка поручений
  • Исполнение поручения, резолюции, документа
  • Ознакомление с документом
  • Продление срока
  • Подготовка совещания
  • Подготовка протокола
  • Обращение граждан

 2. Работа с договорами и контрактами

  • Регистрация и согласование оферты
  • Подготовка и согласование договора
  • Регистрация документа по исполнению договора
  • Подготовка документов к договору
  • Подготовка муниципального контракта

 3. Нормативно-правовые документы

  • Подготовка и согласование нормативно-правового акта
  • Регистрация утверждённого нормативно-правового акта
  • Рассмотрение нормативно-правового акта
  • Внешнее согласование нормативно-правового акта
  • Рассмотрение экспертизы нормативно-правового акта
  • Опубликование нормативно-правового акта

Архитектура системы построена в парадигме сервер БД - сервер приложений на базе Microsoft SharePoint 2010 – тонкий WEB клиент и поддерживать взаимодействие удаленных рабочих мест с центральным сервером.

Позволяет автоматизировать дополнительные процессы коллективной работы посредством системы коллективной работы Microsoft SharePoint Server 2010.

Поддерживает хранение произвольного количества электронных документов в хранилище портального типа.

Обеспечивает организационными и программно-техническими средствами защиту от несанкционированного действия с целью предотвращения хищения, утраты, искажения и подделки информации.

Преимущества

Основными преимуществами внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил являются:

  • повышение качества административно-управленческих процессов;
  • совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений;
  • сокращение сроков доставки информации между подразделениями;
  • полнота, достоверность и актуальность хранимой информации;
  • безопасность процедур хранения и обращения информации в рамках системы;
  • соответствие документов действующим требованиям к их оформлению;
  • перевод на технологии безбумажной работы с документами;
  • реализация в процессах автоматического прохождения документа по организационной структуре (минимизация ручного выбора пользователей);
  • сокращение времени  согласования документа;
  • оперативный контроль исполнения поручений, резолюций, в том числе, автоматический контроль по регламентным срокам;
  • доступ участников процесса к информации об этапах и состоянии прохождения документа;
  • полное отображение в истории процессов участников, заданий, принятых решений, сроков обработки документов.
Клиент: 
Администрация г. Нижний Тагил