С учетом возможностей современных информационных технологий и применения эффективных подходов к муниципальному управлению, взаимодействию с гражданами и организациями, органами власти субъекта федерации, достижению указанных целей может значительно поспособствовать создание и внедрение комплексного решения, обеспечивающего эффективное взаимодействие всех участников процессов деятельности муниципалитета в рамках единой информационной среды. Такое решение представляет комплекс организационных и информационно-технических средств, обеспечивающих повышение эффективности процессов деятельности ОМСУ.
Заказчик
Администрация города Нижний Тагил – исполнительно-распорядительный орган муниципального образования, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Свердловской области.
В структуру Администрации города входят отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города. Территориальными органами Администрации города являются администрации Дзержинского, Ленинского, Тагилстроевского районов, а также территориальные администрации, создаваемые в иных населенных пунктах, входящих в состав городского округа.
Цели проекта
Повышение качества управления муниципальным образованием:
- повышение оперативности принятия решений;
- повышение объективности принятых решений;
- увеличение уровня автоматизации типовых процессов и работ.
Повышение уровня интеграции муниципалитета с городским сообществом:
- увеличение подотчетности и прозрачности деятельности муниципалитета;
- повышение коэффициента участия сообщества в проблемах города;
- увеличение количества и качества муниципальных услуг.
Увеличение инвестиционной привлекательности и интеграции с макросредой.
- повышение информированности о благоприятном инвестиционном климате;
- повышение статуса муниципалитета в рамках субъекта федерации.
Задачи
В рамках подсистемы электронного документооборота – создание единой БД документов, автоматизация процесса делопроизводства и уменьшение сроков прохождения документов.
Автоматизация документооборота:
- Переход к электронной регистрации документов;
- Электронное хранилище документов;
- Единое информационное пространство документов органа местного самоуправления;
- Движение документов в электронном виде;
- Автоматизированные средства контроля исполнения;
- Управленческий инструмент;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Выявление узких мест процессов;
- Оценка загрузки.
Выбор технологии
Система электронного документооборота (далее по тексту СЭД) Администрации города Нижний Тагил построена на базе платформ Microsoft, а именно портальной платформы Microsoft SharePoint 2010 и офисного пакета Microsoft Office 2010, а также платформы FlowPoint for SharePoint для выстраивания сложных бизнес процессов.
Использование портальных технологий Microsoft SharePoint 2010 значительно повышает эффективность интерактивного взаимодействия и согласованности структур муниципалитета по целям, задачам и мероприятиям.
Выбор SharePoint в качестве платформы системы позволил консолидировать информацию в едином информационном пространстве, обеспечение единой точки входа для доступа к ней и службы поиска. На портале, так же размещаются новости, анонсы событий и мероприятий, объявления, различные инструкции.
Использование платформы «FlowPoint for SharePoint» предоставляет визуальное средство проектирования бизнес процессов без применения программного кода и обеспечивает их реализацию в кратчайшие сроки с необходимым уровнем качества.
Решение
СЭД Администрации города Нижний Тагил автоматизирует полный жизненный цикл документов - от поступления до завершения контроля исполнения и обеспечивает автоматизацию следующих функций:
- Регистрацию документов
- Подготовку электронных документов
- Согласование электронных документов
- Поддержка движения документа в электронном виде
- Управление существующими и создание новых бизнес-процессов
- Получение метрик процессов
- Получение входных данных процессов через внешний сайт (реализация услуг)
- Автоматизация совместной работы
- Автоматизация проведения совещаний
- Поиск
Можно выделить два крупных блока процессов в рамках деятельности Администрации города, автоматизируемых в рамках СЭД
1. «Классический» документооборот
- Регистрация входящего документа
- Подготовка исходящего документа
- Подготовка внутреннего документа
- Подготовка приказа
- Подготовка поручений
- Исполнение поручения, резолюции, документа
- Ознакомление с документом
- Продление срока
- Подготовка совещания
- Подготовка протокола
- Обращение граждан
2. Работа с договорами и контрактами
- Регистрация и согласование оферты
- Подготовка и согласование договора
- Регистрация документа по исполнению договора
- Подготовка документов к договору
- Подготовка муниципального контракта
3. Нормативно-правовые документы
- Подготовка и согласование нормативно-правового акта
- Регистрация утверждённого нормативно-правового акта
- Рассмотрение нормативно-правового акта
- Внешнее согласование нормативно-правового акта
- Рассмотрение экспертизы нормативно-правового акта
- Опубликование нормативно-правового акта
Архитектура системы построена в парадигме сервер БД - сервер приложений на базе Microsoft SharePoint 2010 – тонкий WEB клиент и поддерживать взаимодействие удаленных рабочих мест с центральным сервером.
Позволяет автоматизировать дополнительные процессы коллективной работы посредством системы коллективной работы Microsoft SharePoint Server 2010.
Поддерживает хранение произвольного количества электронных документов в хранилище портального типа.
Обеспечивает организационными и программно-техническими средствами защиту от несанкционированного действия с целью предотвращения хищения, утраты, искажения и подделки информации.
Преимущества
Основными преимуществами внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил являются:
- повышение качества административно-управленческих процессов;
- совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений;
- сокращение сроков доставки информации между подразделениями;
- полнота, достоверность и актуальность хранимой информации;
- безопасность процедур хранения и обращения информации в рамках системы;
- соответствие документов действующим требованиям к их оформлению;
- перевод на технологии безбумажной работы с документами;
- реализация в процессах автоматического прохождения документа по организационной структуре (минимизация ручного выбора пользователей);
- сокращение времени согласования документа;
- оперативный контроль исполнения поручений, резолюций, в том числе, автоматический контроль по регламентным срокам;
- доступ участников процесса к информации об этапах и состоянии прохождения документа;
- полное отображение в истории процессов участников, заданий, принятых решений, сроков обработки документов.