В соответствии с программой развития государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования на 2009 - 2018 годы «Пермский государственный технический университет» перешёл в категорию «национальный исследовательский университет»
В рамках данной программы реализуется следующие мероприятие - «Развитие инфраструктуры университета и создание эффективной системы управления университетом». Данное мероприятие предполагает изменение типа бюджетного образовательного учреждения на автономное образовательное учреждение. Будет создана система стратегического планирования на базе данных научно-технологического и социально-экономического мониторинга. В университете будут оптимизированы органы управления и самоуправления университетом, разработаны внутренние регламенты, создана система рейтингования эффективности основных образовательных и научных подразделений и структур университета. Будут внедрены информационные системы мониторинга развития университета, принятия и контроля исполнения управленческих решений, управления качеством образовательной и научной деятельности университета, электронного документооборота.
Цель
В целях создания современного университета была разработана концепция интегрированной автоматизированной информационной системы (ИАИС), которая обеспечивает автоматизацию всего спектра процессов деятельности ВУЗа и определяет её возможности по доступу, хранению и качественной обработке информации.
На начало работ в данном направлении в Пермском Национальном Исследовательском Политехническом Университете (ПНИПУ) использовался комплекс разрозненных программ, обеспечивающих работу с базами данных по движению контингента, кадрам и т.д. Доработка унаследованного кода, нецелесообразна и потребует значительного финансирования, к тому же необходимо обеспечить безостановочный процесс, который уже функционирует.
Решение
Чтобы обеспечить новые возможности без кардинальных доработок, было принято решение осуществить переход к новой, современной, отвечающей всем требованиям системе в два этапа.
Этап 1 - Интеграция СЭД с существующей АИС на уровне обмена данными о приказах. Бизнес-процессы на этом этапе изменяются, исключая необходимость печати и согласования в бумажном виде. АИС выгружает рабочие версии приказов в СЭД, происходит электронное согласование, при необходимости в АИС вносятся изменения и процесс повторяется.
Этап 2 - Замена существующей АИС на современную с углублённой интеграцией на уровне обратной загрузки изменений из СЭД после согласования.
СЭД
Автоматизирует прохождение процессов электронного документооборота и предоставляет следующий функционал:
- единое хранилище документов с распределенными правами доступа (нет необходимости тиражировать утвержденный приказ в подразделения),
- внесение изменений в проект приказа в едином месте (нет рассогласованности данных в базе и на бумаге),
- мониторинг движения проекта документа при согласовании и утверждении (исполнители получили доступ к оперативной информации о состоянии проекта приказа),
- появление бумажного экземпляра документа после утверждения (экономия бумаги),
- формирование выписок из утвержденного приказа готовых к печати (сокращение времени обработки приказа),
- контроль внесения изменений в проект приказа,
- ведение истории замечаний по данным о студенте,
- контроль исполнения (статистические отчеты о выполнении заданий пользователями СЭД),
- подготовка отчетов для сравнения необходимых данных при согласовании с бухгалтерией,
- интеграция СЭД с существующей АИС.